HR-dokumendihaldus organisatsioonis või ettevõttes – personali ja töövoogude arvestuse pidamine

Üldine määratlus ütleb, et personalijuhtimine on personali paberimajanduse töötlemise protsess. See teema on asjakohane nii üksikettevõtjate kui ka juriidiliste isikute jaoks. Paberimajandusel on ranged seadusandlikud standardid ja kirjeldatud reegleid peaksid arvestama kõik ettevõtete juhid ja personaliosakonnad. Personalihalduse abil on võimalik personalijuhtimise protsessi optimeerida, iga meeskonna tööd korraldada ja aruandlusmenetlust lihtsustada.

Mis on personalijuhtimine

Personalijuhtimise põhialused hõlmavad kogu paberite koostamise protsessi, nende valmimist, ettevõttes töötavate töötajate aruandlust. Igal avaldatud väljaandel on seaduslik jõud, sealhulgas need, mis on moodustatud töötaja avalduse alusel. Personalitootmine tegeleb sageli personalitootmisega, mille ülesandeks on selline personalitöö:

• palgaarvestus;
• puhkuste registreerimine, haiguspuhkus;
• sertifikaatide ettevalmistamine.

Eesmärgid

Selle personaliosakonna eesmärgid ja eesmärgid on:

Õiguslik regulatsioon

Personali tööd reguleerivad mitmed regulatiivsed seadused, korraldused ja reeglistik piirkondlikul või riiklikul tasandil. Regulatiivses raamistikus täpsustatud nõuete täitmata jätmine on rikkumine. Peamised personali tootmist reguleerivad õigusaktid:

• tööraamatuid käsitlev riiklik määrus (2003);
• kontori- ja dokumendihaldusreeglid alates 2009. aastast;
• föderaalne paberimajanduse käsiraamat töötajatele;
• ministeeriumide määrusega kinnitatud üldnõuded.

Ettevõtte õiguslik raamistik

Igas ettevõttes kasutatakse dokumentatsiooni, mis reguleerib kogu personali tööd. Dokumentide liikumine ja ettevalmistamine toimub vastavalt ülalkirjeldatud juhistele ja regulatiivsele raamistikule. Ettevõtte õiguslik raamistik jaguneb viide peamisse kategooriasse, mida reguleerivad ettevõtte sisemised korraldused:

• ettevõtte harta;
• töögraafik;
• isikuandmete kaitse standardid;
• töökaitse (reguleeritud föderaalse arhiivimäärusega);
• personali töögraafik (ja töödokumendid).

HR-dokumendihaldus organisatsioonis

Ettevõtte ühtsed väärtpaberiarvestussüsteemid jagunevad kolme põhikategooriasse, mille hulka kuuluvad sise-eeskirjad, personalitöö ja palgaeeskirjad. Esimesse kategooriasse kuulub puhkuste ajakavas olevate väärtpaberite käive, dokumentide täitmine tööplaani kohta. Teine lõik on ülemaailmsem ja sisaldab sätet lepingute ja dokumentide arvestuspõhimõtete ettevalmistamise kohta. Tööjõu tasustamist käsitlev määrus reguleerib palga, lisatasude, haiguspuhkuse, puhkuse ja vallandamise korral makstava lahkumishüvitise maksmisega seotud küsimusi.

Töötajate arv T-3 vormis

Personali suurus T-3 kujul on ühte tüüpi paber, mis kirjeldab kogu personali struktuuri ettevõttes või ettevõttes. Veerud sisaldavad andmeid töötaja täisnime, ametikoha, üksuse kohta, kus ta on loetletud. Normatiivsete ja seadusandlike normide kohaselt on seal ette nähtud spetsialisti ametlik palk. Mis tahes muudatused registreerimisprotsessis peaks raamatupidamisosakond ette nägema personali tabelis vastavalt vormile T3. Täitmisjuhised sisaldavad alati soovitusi iga veeru kohta. Kokku sisaldab dokument 5 infopunkti.

Töögraafik

Tööplaan on dokument, mis kinnitab spetsialisti igapäevast rutiini. Töövoogu reguleerib pea ajakava. See sisaldab punkte, mis käsitlevad kontrolli läbiviimise vajadust vastavalt kehtivatele õigusaktidele, lõunasöögi ja vaheaegade kohta, aruandluse kohta. Mõnes ettevõttes nõuab ametnik aruannet igal nädalal või kuul (dokument tuleb pärast kontrollimist kinnitada töötaja ja ärijuhi allkirjadega). Plaan, ajakava koostatakse tulevaseks tööperioodiks. Töötajate aja jälgimine.

Tööleping

Tööleping on tsiviilotstarbeline dokument, mis koostatakse tulevase töötaja ja tööandja vahel. Seda tüüpi dokumentide tüüpilisi vorme ei eeldata ja leping täidetakse vabas vormis, kus on märgitud kvalifikatsioon (ametikohad) ja tööaeg. Seal kirjutatakse ka vajalik tulemus. Juriidiliste standardite järgi sarnaneb seda tüüpi dokument lepingudokumendiga, kuna see näeb ette töö lõpptulemuse, mitte selle ülesehituse. Töötajate vallandamiseks on vaja muudatusi teha ainult enne lepingu lõppemist.

Personali tellimused

Töötajate tööle ennistamine, spetsialistide tööle lubamine toimub vastavalt personali korraldustele. Seda tüüpi dokumendid näevad ette personali määramise osakondade spetsialistide ametikohtade ja muude liikumiste jaoks. Juhiste ja korralduste väljatöötamisel osalevad personaliosakonna töötajad ja vanemtöötajad. Kohalikke otsuseid teevad ettevõtte juhid / administraatorid. Korraldustel on ühtne vorm, see on kehtestatud reguleeriva raamistikuga. Paberi säilivusaja järgi peaks see olema raamatupidamisosakonnas või personaliosakonnas kuni viis aastat või kauem (sõltuvalt tellimuse tüübist).

Töökirjeldus

Ametijuhendid – see on dokument, mis näeb ette osapoolte (töötaja ja tööandja) vastutuse ning sisaldab ka teavet konkreetse spetsialisti juhiste ja vastutuse kohta tema ametikohal. Neid kinnitavad organisatsiooni pitsat ja vastutava isiku allkiri. Selle dokumendi jaoks on vaja kolme eksemplari. Üks jääb personaliosakonda, teine ​​täitja juurde ja kolmas konkreetse osakonna juhatajale või administraatorile. Selle korralduse eesmärk on optimeerida personalijuhtimise protsesse ettevõttes.

Kuidas korraldada personaliteeninduses kontoritööd

Personali arhivaalide korrektne haldamine eeldab kõrget vastutust. Personaliosakonna töötajad peavad tagama, et allkirjastamise kuupäevad vastavad tegelikele. Tööraamatute ja muude personalidokumentide hoolduse saate usaldada allhankeettevõtjatele. Personaliametnike vastutus:

• koostada puhkustega seotud tööplaan, raamatupidamisdokumentatsioon;
• koostada töökaitse dokumendid (vajalik riigiasutustele);
• tellimuste ettevalmistamine ja kirjutamine;
• palgaarvestus ja kontrollimaksed.

Personalipersonal

Personaliteenust osutatakse siis, kui kogu raamatupidamisarvestust ja raamatupidamisarvestuse kontrollimist teostavad ainult personaliosakonna palgatud töötajad. See paberimajandusviis on asjakohane ettevõtetele ja ettevõtetele, kus töötab 20-30 inimest. Riiklikud standardid nõuavad kõigi korralduste ja muude nõuete vormistamist rangelt, vastasel juhul võib juriidiline isik trahvi saada. Teenindussektoris, kus ühe juriidilise isikuga on registreeritud kuni 30 inimest, on tulusam kasutada allhankeettevõtete teenuseid.

HR-i allhankeettevõtte spetsialistide ligimeelitamine

Spetsialistide meelitamine allhankeettevõttest inimressursside jaoks säästab raha ja vähendab töötajate üldist arvu. Sõltumatud eksperdid teostavad tellimuste, ajakavade koostamiseks kogu vajaliku töö. Nad peavad spetsiaalset ajakirja ja reguleerivad iga spetsialisti tööd ettevõttes. Personalihalduse sisseostmine on iseloomulik asjaolule, et juriidilisel isikul puudub oma personaliosakond ja usaldab selle ülesande mõõduka tasu eest eraldi meeskonnale.

Personali raamatupidamine nullist samm-sammult

Personaliosakonna dokumentide säilitamiseks on vaja kontoriseadmeid ja kontorit. Oluline on tugeva seifi olemasolu. Korralduses tuleks nimetada dokumendihaldussüsteemi juht. Pärast seda moodustuvad sisemised aktid. Ettevõtte iga töötaja jaoks on vaja eraldi kausta, kuhu tema tööraamat salvestatakse. Personali paberimajandus nõuab selle dokumentatsiooni säilitamist kogu spetsialisti ametiajal. Kogu osakonna tegevuse jooksul sisestatakse teave raamatutesse, koostatakse tellimusi.

HR-i nõuded

Personalijuhtimine on suhteliselt keeruline protsess, mis nõuab teatavaid teoreetilisi ja praktilisi oskusi. Selle ametikoha regulatiivne raamistik sisaldab loetelu tingimustest, mille alusel spetsialist võib sellel ametikohal töötada. Haridusasutused ei erista eraldi profiili, kuna personaliarvestus. Personaliosakonna tegevuseks sobivad juhid, administraatorid. Nii nimetatakse tööandjateks juriidilise haridusega inimesi teabe kaitsmiseks või dokumentide haldamiseks.

Personalitöötaja õigused ja kohustused

Selliste ametnike esimene kohustus on teada õiguslikku raamistikku, järgida kehtestatud raamatupidamiseeskirju. Eespool mainiti artikleid, föderaalseadusi, mida tuleks personalikirjete haldamisel järgida. Personaliametnikul on õigus saada töötajatelt teavet, vaadata isiklikke kaustu, vaadata raamatupidamisraamatut (palk). Selle valdkonna spetsialistide volitused hõlmavad allkirjade andmist, tööandjate töö parandamist töötajate töö parandamiseks.

HR administreerimine

Täna toimub personaliarvestuse haldamine nii kirjalikult kui ka digitaalselt. Dokumentatsioonile kirjutavad alla volitatud töötajad. Dokumentide säilitamiseks kasutatakse riiklikke standardeid, mis ühendavad kõik mallid ja vormid. On vaja arvestada GOST R 6.30-2003 ja GOST R 7.0.8-2013 normidega. Olulisi pabereid hoitakse spetsiaalsetes kaustades või metallseifides. Sõltuvalt ettevõtte ulatusest ja ulatusest peavad spetsialistid järgima erinevaid nõudeid aruandluse sagedusele.

Personali otsimine ja registreerimine

Esialgu peate enne töötajate registreerimist leidma spetsialiseeritud töötajad, kes vastaksid rangetele kriteeriumidele (need peaksid olema seotud töö spetsiifikaga). Selleks kasutage spetsiaalseid büroosid, agentuure, tööotsingu saite, tööjõubörsi või erakuulutusi ajalehtedes, meedias, saitidel. Pärast seda koostatakse kohustuslikud personalidokumendid, teostatakse täitmine, sõlmitakse tööleping või leping.

Töölevõtmise etapid

Inimeste ametikohale registreerimise protseduurid algavad andmete otsimisega tööotsija kohta spetsiaalsesse ajakirja. Töögraafik salvestab teavet kogemuste, töökogemuse, varem olnud ametikohtade kohta. Kinnitamisel tehakse korraldus isiku määramiseks konkreetsele ametikohale. Viimane etapp on isikliku kausta moodustamine, ettevõtte koostamine, osakond. Lepingus täpsustatakse teave tööülesannete ja palga kohta postis.

Isiklikud kaardid ja töötaja isikliku toimiku vormistamine

Isikut tõendavate dokumentide tüüpide hulka kuulub töötaja isiklik kaart. See sisaldab kogu teavet perekonnaseisu, täisnime, sinna on liimitud ka foto ja registreeritud sünniaeg. Kõike seda teevad tööandjad selleks, et moodustada andmepakett ettevõtte iga töötaja kohta. Seaduse kohaselt ei saa neid andmeid kolmandatele isikutele edastada. Isiklike toimikute tegemiseks kasutatakse kaustu, kappe või isegi metallseid seife (sõltuvalt ettevõtte kontorivarustuse tasemest).

HR ajakirjad

Paberiga trükitud tooted aitavad aruandlust süstematiseerida, lihtsustavad töökorraldust. Paberimajakirjade vormis dokumentatsioon hõlmab järgmist tüüpi dokumente:

• ettevõttele või ettevõttele üleantud dokumentide, paberite kontrollimise kohta;
• aja, tööreiside perioodide kontrollimisel;
• kontrollida märkmeid, avaldusi;
• tööjõuregistri andmed.

Tööraamatute pidamine

Personaliarvestus kohustab spetsialiste pidama tööraamatu üle arvestust. Kogu arvestust peetakse juhul, kui isik ettevõttes on ametlikult registreeritud. Töötaja saab töölt vabastamise korral tööraamatu. See dokumentatsioon registreerib kõik muudatused seoses ametikoha ja auhindadega. Nullist personalihalduse koolitus sisaldab kohustuslikke punkte tööraamatute registreerimise õigsuse kohta. Kõik vead parandavad töötajad. Kui nad leitakse, võidakse spetsialiste süüdistada haldusõiguserikkumises.

Dokumentide süstematiseerimine ja säilitamine

Dokumentide auditeerimiseks ja säilitamiseks on loodud eraldi seadusandlikud normid. Oluline on mainida arhiveerimise föderaalseaduse artiklit 17. Selles tuuakse välja ettevõtete ja ettevõtete juhtkonna vajadus hoolitseda arhiividokumentide säilitamise eest ettenähtud aja jooksul. Ladustamisaeg on seadusega ette nähtud ja vastab riiklikele standarditele. Paberdokumentatsiooni terviklikkuse tagamiseks kasutatakse metallist tulekindlaid seifid, kapid.

Vajadusel edastatakse dokumentide andmed Vene Föderatsiooni riikliku statistika komiteele. Automatiseerimine, paberiringluse digitaliseerimine on üks peamisi suundi riigi töö juhtimise protsessi optimeerimisel. Praegu pole suurem osa aruandlusest paberkandjal. See ei vabasta ettevõtete juhtide, juhtide kohustusi arhiivi hooldamisel ühe, kolme, viie või enama aasta jooksul..

Elektrooniline personaliarvestus

Elektrooniliste isikukirjete kasutamisel on oluline järgida dokumentide turvanõudeid ja piirata juurdepääsu arhiivile isikuandmete kaitse seaduse alusel. Elektroonilisel pidamisel on mitmeid eeliseid:

1. kiire juurdepääs dokumentidele;
2. failide paroolikaitse;
3. paberi säästmiseks pole vaja seifi osta;
4. ruumi kokkuhoid büroohoones – kõvakettale saab salvestada 10 tuhat või enam dokumenti;
5. aja kokkuhoid – allkiri, leiate ükskõik millise dokumendi 1–2 minutiga arvuti kõvaketta arhiivist.